Vedení účetnictví Praha, Brno, Bratislava, Wien, Warszawa

Kompletní účetní servis a služby daňového poradce.
Vedení účetnictví, daňové poradenství ,zpracování mezd, roční uzávěrky a další účetní služby.

Archivace dokladů se týká podnikatele vždy a při skartaci je třeba uvážlivost

Datum článku: 05. 05. 2023

Archivace důležité dokumentace se při podnikání nevyhne žádnému podnikateli. Záležitost se týká jak velkých firem, tak drobných živnostníků. Povinnost archivace dokumentů ohledně podnikání se nevyplatí zanedbávat, protože jednak je v mnoha záležitostech nařízena přímo ze zákona, ale je také potřeba vždy v případě kontrol i k běžnému dokládání v podnikatelských vztazích. Obezřetnost se tedy vždy vyplatí i při vyřazování dokumentace ke skartaci.

Archivace podnikatelské dokumentace je zásadní a převážně i povinná pro velké i drobné podnikatele a je důležité nezapomenout, že má i zákonem stanovené různě dlouhé lhůty

Archivace dokumentů je roztřídění, uložení a uchování důležitých dokumentů, tak, aby byly i po určitém uplynutí času co nejrychleji k dispozici k doložení nejrůznějších skutečností v důležitých situacích. Uvedená činnost nebývá u podnikatelů zpravidla zrovna oblíbená, protože jim ukusuje z drahocenného času a někdy i prostoru. Jenže, jak už to bývá, neoblíbené činnosti patří obvykle k těm nejdůležitějším často uložených přímo zákonem, kterým je důležité se věnovat a nepodceňovat je protože mají v určitých situacích nezastupitelnou roli.

Jak napovídají řádky výše, úkolem archivace je uchovávat aktuálně nepotřebné dokumenty s důležitými informacemi ve stavu střednědobé a dlouhodobé použitelnosti a připravenosti poskytnout informace dřívějšího data k doložení či objasnění skutečností. Je tedy jasné, že archivace je důležitá nejen pro případ návštěvy kontrolních orgánů finančního úřadu, inspektorátu práce a dalších institucí, ale i pro vzájemná podnikatelská jednání a vztahy. Například ve vztazích mezi dodavateli a odběrateli je uchovávání dokumentace více, než potřebné.

Není proto divu, že archivaci některých dokumentů podnikatelům nařizuje přímo zákon a stanoví také dobu, po kterou musí být dokumenty archivovány.

Nejdůležitější je archivace:
daňových dokumentů,
účetních dokumentů a
dokumentů ohledně zaměstnanců.

I drobní podnikatelé si proto musí vést daňovou evidenci a archivovat

přijaté a vydané faktury,
příjmové a výdajové pokladní doklady,
bankovní výpisy,
soupisy majetku, zboží
a další listiny k podnikatelské činnosti.

Doba archivace

Doba, po kterou je třeba dokumenty archivovat je různá i pokud je stanovena zákonem a záleží na tom, o jaký dokument se jedná.

Účetní a daňové doklady (účetní záznamy, účetní knihy, inventurní záznamy) je povinnost archivovat 5 let. Účetní závěrky a daňové doklady zákon vyžaduje archivovat 10 let. Ale mzdové listy a účetní záznamy ohledně zaměstnanců sloužící k účelům důchodového pojištění je nutné uchovávat 30 let.

Archivace je možná elektronická papírová i smíšená

Archivovat dokumenty je stále možné ve formě papírové i ve formě elektronické a také smíšené, čili něco v papírové formě a něco elektronicky. Ať už se archivuje tou či onou formou musí být po celou dobu archivace zajištěna čitelnost dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu i jeho věrohodnost.

Po uplynutí doby archivace přichází ke slovu skartace, ale i skartovat je třeba s rozmyslem a pečlivostí

Když dokumentům uplyne doba archivace je samozřejmě potřeba, aby uvolnily místo jiným, což znamená dokumenty správně vyřadit a zlikvidovat, tak, aby jejich obsah nemohl být nějak zneužit. Znamená to, že i likvidaci vysloužilé dokumentace je nutné věnovat pozornost a práci. Vyřazovat je potřeba pečlivě a s rozmyslem a samotnou likvidaci dokumentu je potřeba provést takovým způsobem nejlépe skartací, aby údaje z vyřazené dokumentace nešlo více použít a nemohly sloužit k žádným dalším účelům.