Vedení účetnictví Praha, Brno, Bratislava, Wien, Warszawa

Kompletní účetní servis a služby daňového poradce.
Vedení účetnictví, daňové poradenství ,zpracování mezd, roční uzávěrky a další účetní služby.

Cestovní náhrady zaměstnanci při přerušení pracovní cesty

Životní situace se mnohdy vyvíjí tak nevyzpytatelně, že donutí zaměstnance k přerušení pracovní cesty. Může si však zaměstnanec takové přerušení třeba ze soukromých důvodů dovolit a jak to v daném případě bude s cestovními náhradami?

Datum článku: 30. 09. 2021

Úhrada cestovních náhrad při přerušení pracovní cesty zaměstnancem náleží až od začátku výkonu práce případně do ukončení výkonu práce

Přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodů zaměstnance možné je, ale samozřejmě vždy o tom musí být zaměstnavatel předem řádně informován. To znamená, že pokud zaměstnanec vyslaný zaměstnavatelem na pracovní cestu potřebuje danou cestu přerušit, musí to neprodleně bez odkladu oznámit zaměstnavateli a dohodnout si s ním další postup v dané situaci.

Zákoník práce sice pro danou záležitost stanoví jen postup, kdy po přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodů na straně zaměstnance již nenásleduje výkon práce, nebo když k přerušení pracovní cesty dojde ještě před začátkem výkonu práce. Uvedené však neznamená, že přerušení pracovní cesty nemůže být zaměstnanci povoleno během cesty samotné a pokud jsou v takové situaci splněny určité podmínky, náleží zaměstnanci také úhrada alespoň některých cestovních náhrad čili výdajů nebo alespoň jejich části.

Zjednodušeně lze shrnout, že alespoň něco z úhrady cestovních náhrad při přerušení pracovní cesty zaměstnancem, náleží až od začátku skutečného výkonu práce do okamžiku ukončení výkonu práce. Během samotného přerušení pracovní cesty zaměstnancem náleží pouze úhrada jízdních výdajů do místa, kam byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán § 160 zákoníku práce, ostatní náhrady tedy úhrada stravného, výdajů za ubytování či kapesné nenáleží. Poskytnutí úhrad při přerušení pracovní cesty musí být tedy vždy přímo napojeno na výkon práce.

Pro poskytnutí stravného při přerušení pracovní cesty zákon povoluje dohodnout i jinou dobu než zahájení či ukončení výkonu práce

Zákon pamatuje i na to že poskytnutí stravného v případě zvláště zahraničních pracovních cest je docela zásadní záležitost a podle paragrafů 163 a 170 zákoníku práce povoluje pro stanovení výše stravného a zejména zahraničního stravného stanovit i jiný určující bod než je zahájení či ukončení výkonu práce. Ale i přes toto ustanovení by daným určujícím okamžikem měla být vždy chvíle, která se zahájením či ukončením práce nějak souvisí. Stravné lze tak poskytnout zaměstnanci od dne zahájení výkonu práce od začátku naplánované pracovní doby do chvíle povolení přerušení pracovní cesty respektive do chvíle odchodu z místa výkonu práce.

Pro bezproblémové vyúčtování cestovních náhrad je důležité mít předem stanovené přesné podmínky jejich poskytování včetně podmínek pro případné přerušení cesty

Zaměstnavatel má ze zákona povinnost poskytnout zaměstnanci, kterého vysílá na pracovní cestu, náhradu výdajů, které zaměstnanci na dané cestě vznikly a s výkonem cesty souvisí. Z důvodů, aby mohly být uvedené peníze zaměstnanci přesně poskytnuty v takové výši, jak náleží a nedocházelo k nedorozuměním či sporům je důležité, aby měl zaměstnavatel přesně stanoveny podmínky pro konání uvedených cest a poskytování cestovních náhrad. Součástí těchto pravidel by měly být i podmínky pro případné přerušení pracovní cesty a každý zaměstnanec vysílaný na pracovní cestu musí být s těmito podmínkami seznámen.

Důležité je, aby zaměstnanec věděl například právě to, že cestovní náhrady mu v žádném případě nenáleží od doby předpokládaného odjezdu do předpokládané doby příjezdu z pracovní cesty, ale že jsou vždy přímo vázány na samotné konání uložené práce. Dále je důležité, aby zaměstnanci bylo jasné, že k uplatnění cestovních náhrad vždy potřebuje doklady, kterými zaměstnavateli prokáže, že výdaj na pracovní cestě vznikl. Uvedenými doklady jsou například účet za hotelové ubytování, účet za pohonné hmoty pokud zaměstnanec cestoval vlastním autem a další podobné doklady.

V případě přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodů zaměstnance je dohodnutí podmínek včetně určení začátku a konce výkonu práce a doložení případných dokladů velmi zásadní a může předejít mnoha nedorozuměním.