Vedení účetnictví Praha, Brno, Bratislava, Wien, Warszawa

Kompletní účetní servis a služby daňového poradce.
Vedení účetnictví, daňové poradenství ,zpracování mezd, roční uzávěrky a další účetní služby.

Daňové a účetní doklady se vyplatí uschovávat nejen v době krize

Datum článku: 31. 03. 2020

Doklady jsou faktickým důkazem a doložením akce, že k něčemu došlo, bylo vykonáno, co být mělo a podobně. Ve sféře podniků podnikání a s ním související oblasti daňové a účetní hrají doklady nezastupitelnou roli a dobu jejich úschovy stanoví dokonce jednoznačně zákony.

Dobu uchovávání účetních a daňových dokladů stanoví zákon o účetnictví a zákon o DPH

Účetní i daňové doklady je nutné ve firmách střežit a uchovávat z nařízení zákonů, jak v době poklidné, když firma šlape jako hodinky, tak i v době přesně opačné. Naopak dá se říci, že v době nějak vypjaté a nouzové má každý doklad ještě důležitější opodstatnění je naopak a mívá zásadní roli, při žádostech o podpůrné prostředky, při dokazování nezaviněných ztrát a dalších podobných situacích.

Pravidla uchovávání účetních a daňových dokladů se řídí jednak zákonem o účetnictví a jednak zákonem o DPH. Daná legislativa stanoví, které doklady a v jaké formě se musí uchovávat, jak dlouhou dobu a kdo za danou činnost odpovídá.

Podle své důležitosti se většina uvedených dokladů musí uchovávat po dobu 5 až 10 let. Na dobu 10 let se uchovávají nejen účetní závěrky a výroční zprávy, ale podle zákona o DPH i doklady o uskutečněném zdanitelném plnění.

Nejméně pět let se musí ze zákona uchovávat doklady o formě vedení účetnictví firmy a také účetní knihy a rozvrhy, inventurní soupisy nebo odpisové plány. Záznamy například o reklamacích je ale potřeba někdy uchovávat i po dobu delší než jsou výše uvedené lhůty.

Uchování firemní dokumentace je třeba řešit i při krachu firmy či úmrtí majitele či osoby vedoucí účetnictví

Zásadní věc, kterou je třeba si v souvislosti s vedením firmy uvědomit je ta, že úschova firemní dokumentace musí být vyřešena i v situacích, kdy činnost firmy končí krachem, zemře majitel či osoba, která vedla účetnictví.

Před zánikem společnosti musí vždy majitel firmy, účetní či jiná pověřená osoba zajistit řádnou úschovu firemní dokumentace. V případě úmrtí se o úschovu firemních dokladů musí postarat dědicové.

Uchovávání dokladů v elektronické podobě se musí zase dít podle stanovených předpisů

Dnešní doba elektronická a digitální má už samozřejmě i velkou část účetní a daňové dokumentace v elektronické podobě, což není nijak na překážku, ale zákonná pravidla úschovy samozřejmě platí i pro tento typ dokumentů. Zde je navíc potřeba zajistit si odpovídající elektronické prostředky, které zaručí, že dokument bude uchován v potřebné kvalitě a odpovídajícím formátu po stanovenou lhůtu.

Při daňové evidenci se uchovávání dokladů děje podle daňového řádu

Může nastat situace třeba v případě drobného živnostníka, že daný podnikatel není povinen vést účetnictví a není plátcem DPH a pro jeho podnikání mu stačí vedení daňové evidence. I v takovém případě je však nutné uchovávat důležité daňové doklady podle pravidel. V tomto případě se uchovávání daných dokladů děje podle pravidel daňového řádu. Více zde.