Vedení účetnictví Praha, Brno, Bratislava, Wien, Warszawa

Kompletní účetní servis a služby daňového poradce.
Vedení účetnictví, daňové poradenství ,zpracování mezd, roční uzávěrky a další účetní služby.

Doklady k zápisu do evidence skutečných majitelů

Datum článku: 20. 06. 2022

Evidence skutečných majitelů je informační systém sloužící ze zákona k přehlednému zjišťování důležitých údajů o fungování a vztazích v obchodních společnostech. Tato evidence slouží především veřejným institucím Finančním úřadům, soudům a dalším orgánům ke kontrolní činnosti a při šetření podezření na trestnou činnost jako je praní špinavých peněz, legalizace výnosů z trestné činnosti. Zapsání do uvedené evidence je ze zákona povinné a povinné je také zapsané údaje doložit potřebnými dokumenty, podívejme se, které to jsou.

Dokumenty k zápisu do evidence skutečných majitelů, doplňují a upřesňují údaje v evidenci zapsané o vlastnických vztazích a osobách majitelů

Zápisy v evidenci skutečných majitelů měly firmy provést nejpozději do 31. 12. 2021. Od té doby musí samozřejmě kontrolovat aktuálnost údajů. Aktuální musí stále být také veškerá dokladová dokumentace ke struktuře vztahů i osobě skutečného majitele.

Provázanost skutečného majitele se společností a to jaký má ve společnosti vliv se dokládá výpisem z obchodního rejstříku či výpisem ze zahraniční evidence skutečných majitelů, pokud je osoba skutečného majitele zapsána jako skutečný majitel zahraniční mateřské společnosti podle tamních předpisů. K zahraniční dokumentaci musí být vždy vedle originálu doložen i český překlad. Překlad nemusí být sice od soudního překladatele, ale musí být udělán tak, aby z něho bylo jasné postavení skutečného majitele a jeho vazby a vliv v rámci společnosti.

V některých případech však uvedené výpisy nestačí a je třeba doložit ještě výpis ze seznamu společníků nebo kopii seznamu společníků. Tato dokumentace se dokládá, pokud výše uvedené údaje z rejstříků neudávají jasně, že skutečný majitel je společníkem evidující osoby nebo společníkem některého z mezičlánků.

Pokud je struktura složitá, může být relevantním dokladem i čestné prohlášení

Kupodivu uznávaným dokladem v evidenci skutečných majitelů dokládajícím vazby ve společnosti může být i čestné prohlášení. Někdy totiž může dojít k situaci, že skutečného majitele nelze jednoznačně specifikovat, a pak se do evidence uvádí náhradní skutečný majitel, kterým je určen některý člen vrcholového vedení korporace. Čestné prohlášení v daném případě vysvětluje skutečnost, že je zde náhradní majitel a proč se nepodařilo uvést majitele skutečného.

Klíčovými doklady jsou doklady identifikující skutečného majitele

Jak je uvedeno výše, doklady vlastnických a ovládajících vazeb jsou v evidenci skutečných majitelů zásadní, ale neméně důležité jsou listiny prokazující totožnost skutečného majitele.

Uvedenými doklady jsou klasicky kopie občanského průkazu pasu či řidičského průkazu. Při identifikaci cizince je možné využít i údaje ze zahraniční evidence obyvatel.

Doklady je třeba při zásadních změnách skutečností odevzdat rejstříkovému soudu či notáři

Jak je řečeno výše zápisy a jejich aktuálnost v evidenci skutečných majitelů je důležité kontrolovat. V dané evidenci sice do jisté míry funguje automatická aktualizace, zajištěná automatickým průpisem údajů změněných v obchodním rejstříku pokud k takové změně dojde. Znovu však připomínáme, že například změny ve struktuře vlastnických vztahů se takto samostatně neprovedou a je nutné o ně požádat notáře či rejstříkový soud a doložit k nim právě potřebnou aktuální dokládající dokumentaci. Při nehlídání aktualizace v evidenci i v případě uvedených dokumentů hrozí obchodní společnosti jednak pokuta až 500 000 Kč, ale navíc ještě může dojít u některých obchodních partnerů k odmítnutí uzavření obchodu s danou společností, která nemá údaje v evidenci v pořádku.