Elektronizace pracovněprávních dokumentů má více výhod než nevýhod
Elektronizace i v oblasti pracovněprávní agendy sílí, přechází na ni stále více zaměstnavatelů a police prohýbající se v kancelářích pod tíhou papírových dokumentů se uvolňují. Menší zaměstnavatelé, ale přesto ještě někdy dávají papírové dokumentaci před elektronickou přednost s poukazem na to, že je pro ně elektronická dokumentace příliš nákladná a nepotřebná záležitost. Jak to tedy s uvedenou věcí vlastně je?
Dokumentace v elektronické podobě je proti papírové přehlednější, skladnější i více chráněná
V dnešní době stále rychlejšího technologického postupu, kdy jsou nejrůznější elektronická zařízení už běžnou součástí denního konání téměř všech generací, je i dokumentace všeho druhu v elektronické podobě jevem nejen stále rozšířenějším, ale i potřebným.
Mít firemní dokumentaci včetně personální v elektronické podobě se vyplatí nejen velkým firmám, ale i živnostníkům. Důležité je myslet na to, že dokumentaci ohledně zaměstnanců je ze zákona povinné delší dobu, než jiné materiály pečlivě uchovávat čili archivovat. A právě v archivaci má elektronizace dokumentů ty největší přednosti.
Dokumentaci ohledně zaměstnanců musí zaměstnavatel povinně uchovávat v přehledném čitelném stavu 10 a někdy více let. Personální dokumentace ve firmě musí být dohledatelná i o zaměstnancích, kteří již firmu opustili i třeba z důvodu odchodu do důchodu. Uchovat tyto doklady tak, aby byly stále dobře čitelné, zabezpečené a kdykoli po ruce, je mnohem těžší v papírové verzi než v elektronické. Problém u papírových dokladů a nejen těch personálních může být i s rychlým dohledáním a elektronická forma má tudíž opět jednoznačně navrch. I ve stovkách elektronických dokladů lze nalézt potřebné během pár minut včetně konkrétních odstavců či vět.
Dalším segmentem, kde elektronizace má stále nezastupitelnější úlohu je zabezpečení. Ochrana osobních údajů je dnes záležitostí, na kterou zákon klade stále větší důraz. Kontrol správného zacházení a zabezpečení citlivých údajů přibývá a přibývat bude. Samozřejmě i elektronická data je třeba držet v bezpečí, ale jde to mnohem rychleji a důsledněji než u papírové formy dokumentace. Nejen personální počítače, ale i tablety či mobilní telefony je možné, kromě základního ochranného softwaru vybavit takovou ochranou dat, jakou například podnikatel ke své činnosti potřebuje.
Úskalím při elektronizaci dokumentů včetně těch personálních může být jejich doručování zaměstnancům, náklady na zajištění elektronického podepisování a náklady na to, aby proces elektronizace byl nastaven k bezchybnému fungování oněch dokumentů
Jakkoli předchozí řádky ukazují elektronizaci dokumentace jako nesporně přínosnou záležitost, tak samozřejmě určitá úskalí, hlavně při zavádění elektronického systému a přechodu z papírové formy nastat mohou. Samozřejmě se věc na začátku neobejde bez investic menších či větších finančních prostředků, aby záležitost mohla fungovat. Pokud má být v elektronické formě zaměstnanecká dokumentace je třeba mít zařízení pro elektronické podepisování. Nutné bude také nastavit elektronický systém procesů zaměstnavatele tak, aby elektronické podepisování bylo možné. A dalším zádrhelem může být nutnost doručování některých dokumentů zaměstnancům, jen určitým zákonem předepsaným způsobem, kde elektronická cesta zatím není možná. Situace i na poli zákonem stanovených pravidel se mění a postupuje a dá se předpokládat, že i tento problém se postupující elektronizací přirozeně vyřeší úpravou oněch zákonných pravidel.
Podobné články
Práci s umělou inteligencí je vždy nutné sladit s pravidly GDPR
V dnešní době je technologie umělé inteligence (AI) považována za jeden z nejvýznamnějších průlomů, který…
Více informací
Zprávu o udržitelnosti musí velké firmy od roku 2024 vykazovat povinně a pečlivě
Od roku 2024 se pro velké podniky a obchodní společnosti stává klíčovou povinností zpracování zprávy…
Více informací
Třinácté platy a odměny se budou ve firmách rozdávat i v roce 2023
Jak se blíží konec roku, je zvykem, že společnosti obdarovávají své zaměstnance. Mezi nejoblíbenější formy odměn…
Více informací
Směrnice NIS2 ukládá firmám i úřadům ostřeji střežit kyberbezpečnost již v roce 2024
Manažery větších firem s počtem zaměstnanců přesahujícím padesátku a ročním obratem v přepočtu kolem 10…
Více informací
