Vedení účetnictví Praha, Brno, Bratislava, Wien, Warszawa

Kompletní účetní servis a služby daňového poradce.
Vedení účetnictví, daňové poradenství ,zpracování mezd, roční uzávěrky a další účetní služby.

Evidence pracovní doby má svá pravidla a zaměstnavatel se na ně musí soustředit

Datum článku: 17. 06. 2016

Na bedrech zaměstnavatele leží mnoho povinností, kterým musí ze zákona věnovat pečlivou a pravidelnou pozornost, protože pokud tak nečiní, zahrává si s ohněm nebo lépe řečeno se Státním úřadem inspekce práce, který může za špatné plnění či neplnění povinností udělit a skutečně uděluje pokuty sahající ke statisícům a ve zvláště závažných případech i k milionům korun. Povinností jejíž špatné plnění nebo neplnění může zaměstnavateli pěkně znepříjemnít život je i vedení evidence pracovní doby.

Evidence pracovní doby je daleko důležitější než docházka

Máte přesně zmapováno kdy vaši zaměstnanci přicházejí na pracoviště a kdy jej opouští a říkáte si, že se vás problém s evidencí docházky týkat nemůže a vše máte pod kontrolou? Chyba lávky krutě se mýlíte, sáhněte rychle po zákoníku práce nalistujte příslušný zákon a hlavně začněte evidovat jinak. Pokud totiž do příslušné pasáže zákoníku nahlédnete bude vám od počátku jasné, že evidence pracovní doby a evidence docházky jsou dva velmi rozdílné pojmy a evidence docházky je věc jistě dobrá, ale povinnost uloženou zákonem, kterou je evidování pracovní doby u všech zaměstnanců a má ji každý zaměstnavatel vaším postupem rozhodně neplníte.

Co je evidence pracovní doby?

Co tedy má evidence pracovní doby přesně za úkol a musí v ní být zaznamenáno, zjistíte v zákoníku práce v zákoně č.262/2006 Sb konkrétně v § 96. Je zde jednoznačně řečeno, že evidence pracovní doby je záznam o skutečném pracovním výkonu zaměstnance to jest

o pracovních směnách nebo době kterou zaměstnanec skutečně odpracoval,
práci přesčas,
noční práci,
další dohodnuté práci přesčas u zdravotníků,
době kdy zaměstnanec držel pracovní pohotovost a
době, kterou zaměstnanec skutečně v režimu pohotovosti odpracoval.

Evidence pracovní doby je nejen důležitým podkladem právě pro kontrolu dodržování zákoníku práce, ale má být stěžejním dokladem pro výpočet mzdy a tedy spravedlivé odměňování, čerpání dovolené, odměňování za přesčasy a podobně. Důležitá je pro zaměstnavatele, zaměstnance, který má ze zákona právo žádat zaměstnavatele o pravidelné nahlížení do tohoto dokladu, tak i právě pro kontrolní orgán, což znamená už uváděný inspektorát práce.

Z výše uvedeného je tedy jasně patrné že evidence pracovní doby musí být daleko preciznější než evidence docházky. Jednoduše a prostě evidenci pracovní doby vést zaměstnavatel musí. Evidenci docházky mu žádný zákon nenařizuje a nelze brát údaje z evidence docházky za totožné s evidencí pracovní doby.

Kdo a jak vede evidenci pracovní doby?

Rámcově už na uvedenou otázku máme odpověď v řádcích předchozích, ale konkretizujme ještě detailněji.

Evidence pracovní doby je úkol zákonem jednoznačně určený zaměstnavateli a ten také jediný za správné vedení tohoto dokladu odpovídá a musí jej stvrzovat svým podpisem. Jinými slovy vyplnění samotné evidence může zaměstnavatel pře delegovat na jinou osobu, třeba účetní nebo i samotné zaměstnance, musí, ale v takovém případě údaje kontrolovat a svým podpisem potvrdit jejich relevanci.

Jak má přesně vypadat evidence pracovní doby striktně zákonem udáno není. To znamená není dána jediná šablona dokumentu do které by museli zaznamenávat všichni. Záleží tedy na zaměstnavateli jaký způsob záznamu výše stanovených povinných náležitostí zvolí.

Záznam může být papírový nebo elektronický, musí z něj být však jasně a přehledně patrné a doložitelné kolik hodin konkrétní zaměstnanec odpracoval za den, týden, měsíc i to zda pracoval přesčas či v noci a kolik hodin, toto chybět nesmí. Ze správně vedené evidence pracovní doby by mělo být jednoznačně jasné i to zda byla dodržována doba odpočinku mezi dvěma směnami a směnami v týdnu. Přestávky na jídlo či bezpečnostní přestávky přímo v evidenci docházky být zaznamenávány nemusí, ale v takovém případfě musí být zaznamenány v jiném dokumentu k tomu určeném a při případné kontrole podchytitelné.

Zaměstnanec má právo do evidence své pracovní doby nahlížet a kontrolovat

V závěru si ještě jednoznačně zopakujme co evidence pracovní doby znamená pro zaměstnance. Správně vedená evidence docházky má dávat zaměstnanci jistotu, že všechny jeho pracovní výkony jsou zaznamenány a žádná pracovní aktivita nebude opomenuta při odměňování a že si bude moci vybrat řádně také dovolenou, která mu náleží.

Co je však nejdůležitější že shora uvedený zákon ve zmiňovaném § 96 jasně udává, že je doslova povinností zaměstnavatele umožnit zaměstnanci na jeho žádost nahlížet do uvedené dokumentace a pořizovat si z ní výpisy či stejnopisy na náklady zaměstnavatele.

Znamená to, že zaměstnanec má právo mít přehled o tom jak a kdy pracoval a jak jsou tyto skutečnosti evidovány a v případě nesrovnalostí se může obrátit na kontrolní orgány s žádostí o přešetření záležitosti.

Sankce za špatnou či nevedenou evidenci pracovní doby jsou velké

Pokud nemáte ohledně vedení evidence pracovní doby svých zaměstnanců ve firmě zcela čisté svědomí, dejte věci urychleně do pořádku a pravidelně jim věnujte pozornost, vyplatí se to. Za nedbalé vedení či nevedení evidence docházky můžete obdržet od kontrolorů pokutu až 400 000 Kč podle míry provinění. A pokud si vaši zaměstnanci budou u soudu stěžovat na nedodržování dob odpočinku či přestávek v práci a uspějí, počítejte s pokutou ještě vyšší.