Vedení účetnictví Praha, Brno, Bratislava, Wien, Warszawa

Kompletní účetní servis a služby daňového poradce.
Vedení účetnictví, daňové poradenství ,zpracování mezd, roční uzávěrky a další účetní služby.

Mzdové listy a GDPR

Datum článku: 03. 09. 2018

GDPR nařízení EU, které zavedlo velmi přísné podmínky ochrany pro veškeré zacházení s osobními údaji je i u nás platné od 25. 5. 2018. Jak se uvedená směrnice dotýká mzdových listů zaměstnanců, kde se to citlivými údaji jen hemží? Je nutné mít ke zpracování uvedené dokumentace souhlas zaměstnance, kterého se údaje týkají?

Ke zpracování osobních údajů pro mzdové účely není ani při GDPR nutné mít souhlas zaměstnance

Bez povinnosti vedení mzdového listu se neobejde žádný pracovněprávní vztah mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem a řádně vedení mzdového listu je nutností také u všech poplatníků, kteří mají zdanitelné příjmy podle § 6 zákona o dani z příjmů.

Povinnost vedení mzdového listu ukládá zaměstnavatelům výše uvedený zákon č.586/1992 o daních z příjmů. Uvedený zákon také jednoznačně vymezuje údaje, které musí mzdový list pro správné zdanění příjmů nezbytně nutně obsahovat. Ustanovení daného zákona bylo přímo napojeno na směrnici GDPR, které je v daném případě nadřazeno. V článku 6 v bodu 1 samotného GDPR nařízení se říká, že zpracování osobních údajů je zákonné, pokud je jeho účelem plnění daňových povinností.

Zaměstnavatel může v nutném rozsahu stanoveném zákonem o daních z příjmů zpracovávat osobní údaje zaměstnance bez jeho souhlasu. Při zpracování uvedených údajů musí zaměstnavatel postupovat vždy tak, aby zajistil daným citlivým údajům maximální ochranu a bezpečnost před ztrátou, únikem či zneužitím.

I v případě že zaměstnavatel zaniká, musí myslet na mzdové listy a musí povinně zajistit úschovu dané dokumentace, tak aby byla zajištěna nezbytná archivace s jejími povinnými lhůtami. V případě zániku je též nezbytně nutné písemně informovat příslušnou okresní správu sociálního zabezpečení o místě uložení této dokumentace.

Údaje, které musí každý mzdový list obsahovat

Mzdový list se nikdy neobejde bez správných základních identifikačních údajů poplatníka, jména a příjmení, rodného čísla a bydliště.

Dalšími nezbytnými údaji na mzdovém listě jsou údaje o výši částek slev na dani a výši nezdanitelných částek, které se poplatníka týkají. Z uvedených důvodů musí být v dané dokumentaci i jméno či jména a rodná čísla osob na, které poplatník uplatňuje slevu na dani. Což se týká slevy na manželku a daňových slev na nezaopatřené děti. Zapomenout se v dané souvislosti nikdy nesmí ani na údaje o vyplacených daňových bonusech.

Údaje, které musí na mzdovém listě být každý měsíc, jsou:

úhrn zúčtovaných mezd,
částky osvobozené od daně,
základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby,
měsíční slevu na dani podle § 35ba a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani podle tohoto paragrafu,
měsíční slevu na dani plynoucí z nároku na daňový bonus a měsíční zálohu sníženou o tento bonus,
skutečně sraženou mzdu.

Dalšími údaji je součet všech údajů za zdaňovací období a úhrn vyplacených daňových bonusů i záznam o solidární dani, pokud se uvedená daň poplatníka týká.

Každé vystavení dokladu s údaji ze mzdového listu, je nutno v kopii uschovat

Pokud zaměstnavatel vystavuje zaměstnanci na jeho žádost dokument s údaji ze mzdového listu, které zaměstnanec potřebuje v případě, že sám podává daňové přiznání, musí pamatovat na dvě nutnosti. Uvedené potvrzení musí být zaměstnanci vystaveno do deseti dnů ode dne, kdy o něj zaměstnanec písemně požádal. Kopii daného potvrzení musí zaměstnavatel archivovat spolu se mzdovým listem.