Mzdový list je jedním z nejdůležitějších dokladů o každém zaměstnanci

Mzdovým listům zaměstnanců a tomu aby byly vedeny správně a obsahovaly vše, co obsahovat mají, musí každá firma respektive její účetní věnovat maximální pozornost.

Mzdový list musí být vystaven úplně každému zaměstnanci včetně například učňů, kteří dostávají odměnu za praktický výcvik

Zákon o dani z příjmů č. 586/1992 Sb., určuje, že mzdový list musí být založen a veden každému poplatníkovi, který má od plátce daně příjmy ze závislé činnosti.

Jde o všechny příjmy ze současného či dřívějšího pracovněprávního, služebního či členského poměru či jiného poměru, při nichž poplatník při výkonu práce pro plátce příjmu má povinnost dbát příkazů plátce. Uvedený dokument je tudíž potřeba vést i poplatníkům, kteří nemají uzavřen pracovněprávní vztah, ale mají od plátce příjmy ze závislé činnosti.

Mzdový list je tedy potřeba vést i:

za práci členů družstva,

společníkům společností s ručením omezeným,

komanditistům komanditních společností a taktéž,

při odměnách člena právnické osoby nebo

odměnách likvidátora.

Stejně tak je nutné vést mzdový list k motivačnímu příspěvku poskytnutému studentovi jakožto budoucímu zaměstnanci i k odměnám učňů a studentů poskytovaným při praktickém výcviku, i když jsou tyto příjmy podle zákona o daních z příjmů od daně osvobozeny. Důvodem je to, že právní úprava ukládá, že na mzdovém listě musí být vedeny i příjmy ze závislé činnosti od daně osvobozené.

Povinné náležitosti mzdového listu

Každý mzdový list musí vždy ze zákona obsahovat:

jméno a příjmení poplatníka včetně rodného jména,

rodné číslo, v případě daňového nerezidenta datum narození a číslo a typ dokladu prokazujícího totožnost včetně kódu státu, který doklad vydal, kód státu, jehož je poplatník daňovým rezidentem a identifikaci pro daňové účely ve státě daňové rezidence,

bydliště u daňového nerezidenta bydliště ve státě, jehož je rezidentem,

den nástupu poplatníka do zaměstnání a u poplatníka, který je daňovým nerezidentem den ukončení zaměstnání v ČR,

jméno příjmení a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje slevu na dani a daňové zvýhodnění a dále i výši jednotlivých nezdanitelných částek základu daně, částek slevy na dani a daňového zvýhodnění s uvedením důvodu jejich uznání.

Dále musí mzdový list obsahovat za každý kalendářní měsíc:

úhrn zúčtovaných mezd, ať už jsou vypláceny v penězích nebo v naturáliích,

částky osvobozené od daně z úhrnu uvedených zúčtovaných mezd,

základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby,

vypočtenou zálohu nebo daň sraženou podle zvláštní sazby daně,

měsíční slevu na dani podle § 35ba ZDP a zálohu sníženou o slevu na dani podle § 35ba,

měsíční daňové zvýhodnění a měsíční slevu na dani podle § 35c ZDP, měsíční daňový bonus a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani podle § 35ba a § 35c,

skutečně sraženou zálohu,

součet výše uvedených údajů za zdaňovací období a úhrn vyplacených měsíčních daňových bonusů,

údaje o výpočtu daně a provedeném ročním zúčtování záloh a daňového zvýhodnění,

Nutné je uvést i údaje o pojistném na sociální zabezpečení, zdravotní pojištění i údaje o pracovní neschopnosti a další

Na uvedeném dokumentu se vždy uvádí také částky pojistného sražené nebo uhrazené na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, veřejné zdravotní pojištění, které je povinen platit poplatník a částky tohoto pojistného, které je povinen platit z těchto příjmů plátce daně u poplatníka, na kterého se vztahuje zahraniční pojištění, příspěvky poplatníka na toto zahraniční pojištění a to za každý kalendářní měsíc a také v úhrnu za celé zdaňovací období.

Kvůli poskytování údajů OSSZ pro účely výplaty dávek nemocenského pojištění je třeba v mzdovém listě uvádět také počet dnů, po které náležel příjem nebo náhrada příjmu. Je nutné uvádět počet dnů, po které trvala pracovní neschopnost i údaje, které jsou vyloučenými dobami v rámci rozhodného období. Jde o dny čerpání ošetřovného, peněžité pomoci v mateřství, rodičovské dovolené nebo i o dny čerpání pracovního volna bez náhrady mzdy. Tato evidence může být vedena i odděleně jako příloha mzdového listu.

Ohledně odvodu pojistného na sociální pojištění i odvodu pojistného na zdravotní pojištění je třeba na mzdovém listu uvádět i vyměřovací základ, z něhož je toto pojistné odvedeno. Pro výpočet průměrného výdělku musí být do mzdového listu zapsány všechny jednotlivé složky mzdy, včetně mzdy za práce přesčas, ale i náhrady mzdy a pohotovost, které se do průměrného výdělku nezahrnují. Pokud jdou vypláceny odměny za období delší, než kalendářní čtvrtletí je nutné zaznamenat též započitatelné části těchto odměn pro výpočet průměrného výdělku v dalších obdobích. Nárok na dovolenou zaměstnance a její čerpání se na mzdovém listě eviduje taktéž.

Povinná archivace mzdových listů je 30 let u důchodců 10 let

Zaměstnavatel je samozřejmě vždy povinen mzdové listy po zákonem předepsanou dobu archivovat. Standardní doba archivace je třicet let následujících po roce, ve kterém byly v listě učiněny poslední mzdové zápisy. V případě zaměstnanců důchodců je třeba mzdový list archivovat nejméně 10 let po roce posledního zápisu.