Vedení účetnictví Praha, Brno, Bratislava, Wien, Warszawa

Kompletní účetní servis a služby daňového poradce.
Vedení účetnictví, daňové poradenství ,zpracování mezd, roční uzávěrky a další účetní služby.

Osobní spis zaměstnance, co může obsahovat a kdo do něj může nahlížet?

Datum článku: 19. 01. 2023

Osobní spis zaměstnance poskytuje zaměstnavateli zásadní údaje především ohledně kvalifikace zaměstnance jeho pracovní způsobilosti a možnosti profesního využití, ale i spoustu dalších údajů nutných pro mzdové, daňové i další důležité účely. Jenže každá profese si může vyžadovat i další specifické informace. Co tedy v dané dokumentaci ještě být může a co už ne. A kdo má právo se do této dokumentace podívat?

Zákoník práce jednoznačně neurčuje co má osobní spis zaměstnance obsahovat a zaměstnavatel se v dané souvislosti musí řídit i dalšími zákony a podle charakteru profese. Současně je třeba hlídat, aby v dokumentaci nebylo něco, co tam být nesmí

Ohledně osobního spisu zaměstnance to žádný zaměstnavatel nemá snadné. Jde o velmi nutnou a citlivou dokumentaci, bez níž se zaměstnavatel neobejde při plnění povinností, které mu plynou z pracovněprávního vztahu vůči zaměstnanci i vůči úřadům. Na straně druhé jde vždy o dokument, který je nutné pečlivě střežit po stránce obsahové i bezpečnostní, aby ve spisu nechybělo nic, co je z hlediska paragrafů, povahy práce i povinností zaměstnavatele nutné, ale současně zde nebyly informace nepřípustné, které zákon zakazuje.

Z uvedeného je jednoznačně jasné, že zaměstnavatel se při pořizování, používání i archivaci osobních spisů zaměstnanců musí řídit nejen zákoníkem práce, ale vždy také zákonem č.110/2019, o zpracování osobních údajů a dále například zákonem o ochraně veřejného zdraví a třeba také zákonem o specifických zdravotních službách. Všechny uvedené zákony zaměstnavateli umožňují mít v osobním spisu zaměstnance potřebné informace a dokumenty související s výkonem profese.

Zákoník práce paragrafem 312 dává zaměstnavateli právo osobní spis zaměstnance vést. Jak je však již podotknuto výše, co má být obsahem osobního spisu uvedený zákon jednoznačně nespecifikuje, stanoví pouze, že tento spis smí obsahovat jen údaje, které jsou nezbytné pro výkon práce.

Podobně se k obsahu osobního spisu zaměstnance staví i zákon na ochranu osobních údajů, podle něhož mohou být pro pracovněprávní účely požadovány, shromažďovány a uchovávány jen takové informace, které jsou nezbytně nutné pro správný a bezpečný výkon práce zaměstnance i pro výkon nezbytných zákonem stanovených povinností zaměstnavatele.

Co může být v jedné situaci a profesi údajem nezbytně nutným, to může být u jiného zaměstnance v jiné profesi údajem neadekvátním

Údaje v osobním spisu zaměstnance budou kromě těch základních identifikačních v každé profesi u každého zaměstnance odlišné a zaměstnavatel musí pečlivě zvažovat u každého zaměstnance, zda je požadovaná informace nutná pro výkon práce či případně pro výkon povinností souvisejících se zaměstnáváním.

Jako zaměstnavatel je dobré mít stále na vědomí, že zcela jiné informace je možné žádat od zaměstnanců v přijímacím řízení a od zaměstnanců po vzniku pracovního poměru.

Při výběru zaměstnanců je zaměstnavateli zakázáno zjišťovat od uchazeče informace, které nemají přímý vztah k pracovnímu uplatnění. Požadovat od uchazečky o zaměstnání informace o těhotenství, dětech či příbuzných je nepřípustné.

Po vzniku pracovního poměru se však může situace zvláště u některých profesí změnit a například údaje o vyživovaných dětech zaměstnance, manželovi či manželce, zdravotním postižení nebo třeba i těhotenství zaměstnankyně zaměstnavatel nutně potřebuje znát, aby mohl plnit své zákonné povinnosti ohledně zdanění mezd, odvodů, ochrany zdraví zaměstnanců a zaměstnankyň a jiné. Například u těhotné zaměstnankyně musí zaměstnavatel dbát zvláštní ochrany a nepřidělovat jí například určité druhy práce, protože to zákon v dané situaci přímo zakazuje. To tedy znamená, že i v osobním spisu zaměstnance některé z těchto údajů například o zdravotním stavu či postižení, vyživovaných dětech i další být dokonce musí, pokud si to žádá povaha vykonávané práce nebo přímo zákon.

Osobní spis zaměstnance tedy musí vždy obsahovat:

jméno příjmení a akademický titul zaměstnance, příjmení musí být nejen rodné, ale i případně všechna další,
datum a místo narození a rodné číslo zaměstnance,
bydliště zaměstnance trvalé i přechodné, pokud přechodné bydliště je,
státní příslušnost zaměstnance,
údaje o vzdělání a kvalifikaci a údaje o předchozí odborné praxi.

Další údaje v osobním spisu zaměstnance jsou ty, které si žádá povaha vykonávané práce nebo zákonné předpisy.

Jedná se o údaje:

o zaměstnancem vyživovaných dětech a manželovi či manželce,
údaje o zdravotním stavu zaměstnance, pokud si je žádá výkon profese,
údaje zda jde o zaměstnance se zdravotním postižením,
údaje zda je zaměstnanec poživatelem důchodu,
informace zda zaměstnanec kromě pracovního poměru u zaměstnavatele vykonává případně ještě další pracovní činnost shodnou s činností zaměstnavatele,
údaje o srážkách ze mzdy nebo platu,
údaje o hmotné odpovědnosti zaměstnance,
a mohou být i údaje další.

Kdo může do uvedených údajů kromě zaměstnavatele a zaměstnance nahlížet

Citlivou záležitostí pro zaměstnance, kteří údaje poskytují, vždy bývá, kdo všechno se k uvedeným údajům dostane a má právo do spisu nahlížet.

Zákoník práce v již zmiňovaném § 312 konkrétně v jeho druhém odstavci určuje, že do uvedené dokumentace mají právo nahlížet, kromě samotného zaměstnavatele a zaměstnance, také další nadřízení daného zaměstnance, Státní úřad inspekce práce, Úřad práce ČR, Úřad pro ochranu osobních údajů, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby, státní zástupce a soudy a policejní orgán.

Jmenovaným složkám a úřadům musí zaměstnavatel na základě odůvodněné písemné žádosti nahlížení do spisu umožnit a poskytnout jim součinnost. Před jinými osobami musí zaměstnavatel uvedené údaje pečlivě střežit, respektive zajistit ony údaje tak, aby se k nim nedostal nikdo nepovolaný. Zaměstnavatel musí mít stanovena v souladu s nařízením GDPR jednoznačná pravidla k zacházení s danými dokumenty a jejich dodržování je povinen zajistit. V dané souvislosti musí vést zaměstnavatel i přesnou vnitřní evidenci osob, které mají k daným spisům přístup a mělo by být i přesně evidováno, kdo, kdy a z jakého důvodu s touto dokumentací zacházel.