Vedení účetnictví Praha, Brno, Bratislava, Wien, Warszawa

Kompletní účetní servis a služby daňového poradce.
Vedení účetnictví, daňové poradenství ,zpracování mezd, roční uzávěrky a další účetní služby.

Poskytování zálohy zaměstnanci na pracovní cestu a její zúčtování

Datum článku: 17. 03. 2022

Pokud je zaměstnanec vyslán zaměstnavatelem na pracovní cestu, musí dostat nějaké peníze na výdaje předem ve formě zálohy či nikoli? Jak je to se zálohou a cestovními náhradami, v jaké formě má být uvedená záloha poskytnuta a jak je to s jejím zúčtováním?

Cestovní náhrady a poskytování záloh na pracovní cestu

Každému zaměstnanci, který je zaměstnavatelem vysílán plnit pracovní úkoly na pracovní cestu, ať už tuzemskou či zahraniční vznikají v uvedené souvislosti nutné výdaje čili náklady. Zaměstnavatel má v dané souvislosti povinnost stanovenou zákoníkem práce zákon č. 262/2006 Sb., poskytnout zaměstnanci náhradu výdajů, které zaměstnanci na pracovní cestě nebo přímo v souvislosti s ní vzniknou. Úhrada těchto výdajů, § 156 zákoníku práce, především na stravování, ubytování a dopravu se zaměstnanci poskytuje ve formě cestovních náhrad.

Podmínky poskytování cestovních náhrad i průměrnou denní či měsíční částku, která zaměstnanci při pracovní cestě náleží, musí mít zaměstnavatel stanoveny předpisem a na žádost zaměstnance je zaměstnavatel povinen předložit zaměstnanci doklady, na jejichž základě mu byla stanovena částka denní či měsíční výše cestovní náhrady.

Jak to ale s poskytováním peněz na pracovní cestu vlastně je musí zaměstnanec dostat peníze na tyto výdaje vzniklé při pracovní cestě i předem ve formě zálohy?

Zákon k uvedené záležitosti v § 183 zákoníku práce uvádí, že zaměstnavatel je povinen zaměstnanci uvedenou zálohu na cestovní náhrady poskytnout, až do výše samotné cestovní náhrady, pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha poskytnuta nebude. Z uvedeného tedy plyne, že ohledně této zálohy na pracovní cestu hodně záleží na tom, co si zaměstnavatel se zaměstnancem předem dohodne a záloha tedy nemusí být poskytnuta úplně vždy. Pokud zaměstnavatel se zaměstnancem, kterého vysílá na pracovní cestu, uzavře dohodu, že mu výše uvedenou zálohu neposkytne a náklady spojené s pracovní cestou mu uhradí až po pracovní cestě při vyúčtování náhrad je to možné. V případě, že však zaměstnavatel uvedenou dohodu se zaměstnancem neuzavře, tak zaměstnanec vysílaný na pracovní cestu zálohu dostat musí, protože nejde jen o zálohu na stravné či kapesné, ale jde o zálohu na všechny cestovní náhrady čili výdaje.

Jakou formou se záloha poskytuje?

Uvedenou zálohu cestovních náhrad na výdaje pracovní cesty lze poskytnout v jakékoli peněžní formě. Zaměstnanec může uvedené peníze dostat v hotovosti, prostřednictvím firemní platební karty nebo převodem na účet. Záleží, jaký způsob si obě strany dohodnou.

V případě, že jde o zahraniční pracovní cestu a záloha je poskytována v hotovosti, měla by být tato záloha nebo alespoň její část poskytnuta v měně státu kam je zaměstnanec vyslán. Zaměstnavatel se však může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí této zálohy v jakékoli jiné měně, která je na území státu, kde probíhá pracovní cesta volně směnitelná. Částka nemusí být nutně celá v měně, v níž je poskytováno zahraniční stravné. Pokud však jde o zahraniční pracovní cestu, minimálně peníze na stravné náleží zaměstnanci v cizí měně, ve výši zákonem stanoveného zahraničního stravného, kterou zaměstnavatel určí dle základní sazby zahraničního stravného stanoveného pro stát, v němž zaměstnanec tráví pracovní cestu. Pokud zaměstnavatel poskytuje zálohy na pracovní cestu v cizí měně v hotovosti, tak k tomu musí mít ve firmě zřízenu i příslušnou pokladnu s cizí měnou.

Stále častěji používaným způsobem poskytování záloh zaměstnancům na pracovní cesty je poskytování prostřednictvím foremních platebních karet. Je to pohodlný způsob jak zaměstnance na pracovní cestě zajistit potřebnými finančními prostředky a současně mít jednoznačný přehled o tom k jakým konkrétním výdajům došlo. V případě poskytnutí takové firemní platební karty zaměstnanci je důležité uzavřít s daným zaměstnancem dohodu o hmotné odpovědnosti, kde bude jednoznačně srozumitelně uvedeno, kdy a k jakému účelu má a může zaměstnanec kartu používat.

Dalším možným způsobem poskytnutí zálohy zaměstnanci na pracovní cestu je převedení uvedených finančních prostředků na účet zaměstnance. Při uvedeném způsobu je důležité se zaměstnancem dohodnout, že následné vyúčtování prostředků bude prováděno také převodem z účtu. Tento postup poskytnutí zálohy si zaměstnavatel musí se zaměstnancem předem dohodnout a zaměstnanec s ním musí souhlasit, nelze jej zaměstnanci nařídit, ani si rakový postup stanovit vnitřním předpisem. Pokud zaměstnanec takový postup odmítne, je nutné mu zálohu na pracovní cestu poskytnout jiným z výše popsaných způsobů.

Vyúčtování zálohy za pracovní cestu

Všechny prostředky poskytnuté zaměstnanci pro účely pracovní cesty musí být samozřejmě vždy podle pravidel vyúčtovány. Povinnosti i práva s daným vyúčtováním spojená má ze zákona jak zaměstnavatel, tak i zaměstnanec.

Znovu zde přichází ke slovu výše uvedený § 183 zákoníku práce o cestovních náhradách, který stanoví, že pokud se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodnou na jiné lhůtě má zaměstnanec povinnost do 10 dnů po dni ukončení pracovní cesty předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a současně vrátit nevyúčtovanou čili nevyužitou část poskytnuté zálohy. Částka, kterou má zaměstnanec v dané souvislosti zaměstnavateli vrátit v české měně, se zaokrouhlí na celé koruny nahoru.

Pokud jde o zahraniční pracovní cestu, platí, že částku, o kterou byla poskytnutá záloha vyšší, vrací zaměstnanec zaměstnavateli, ve měně v níž byla záloha poskytnuta nebo ve měně, na kterou zaměstnanec dané prostředky v zahraničí směnil nebo v české měně. Pokud byla poskytnutá částka naopak nižší, než je právo zaměstnance, doplácí zaměstnavatel zaměstnanci uvedené peníze v české měně, pokud se se zaměstnancem nedohodne jinak.

Zaměstnavatel má naopak v souvislosti s pracovní cestou zaměstnance povinnost do 10 dnů od předložení dokladů o pracovní cestě zaměstnancem, provést vyúčtování všech cestovních náhrad a samozřejmě vrátit případnou částku, pokud nějaká, má být vrácena.

Pokud záloha na cestovní náhrady pracovní cesty zaměstnanci poskytnuta nebyla, nic to nemění na tom, že cestovní náhrady musí být stejně náležitě vyúčtovány a opět zde platí uvedená lhůta oněch 10 dnů po konci pracovní cesty, do níž musí zaměstnavatel vyúčtování provést. Pro přepočet měn se v dané záležitosti použijí kurzy stanovené Českou národní bankou platné ke dni nástupu pracovní cesty.