Vedení účetnictví Praha, Brno, Bratislava, Wien, Warszawa

Kompletní účetní servis a služby daňového poradce.
Vedení účetnictví, daňové poradenství ,zpracování mezd, roční uzávěrky a další účetní služby.

Povinnosti zaměstnavatele při kontrole ze zdravotní pojišťovny

Datum článku: 18. 04. 2024

V každé firmě, bez ohledu na velikost či obor působení, se občas objeví moment, kdy se musí vyrovnat s úřední kontrolou ze strany zdravotních pojišťoven. Tento proces je nejen nezbytný, ale také zcela předvídatelný. Pojišťovny mají za úkol dohlížet na to, aby všechny firmy dodržovaly zákon a správně odváděly pojistné, což je klíčové pro financování veřejného zdravotního systému.

Kontroly ze zdravotních pojišťoven občas být musí, i když je vše v pořádku

Kontroly jsou obvykle plánovány a zaměstnavatelé jsou o nich informováni s určitým předstihem, aby se mohli řádně připravit. Příprava zahrnuje shromažďování účetních a jiných relevantních dokumentů, které mohou být v průběhu kontroly vyžádány. Je zcela přirozené, že zaměstnavatelé cítí určitou míru nervozity, vždyť kontrola může odhalit nejen drobné nepřesnosti, ale i vážnější nedostatky v dokumentaci nebo ve způsobu placení pojistného.

Promlčecí lhůta pro vyměření pojistného a penále činí deset let, což zaměstnavatelům ukládá odpovědnost uchovávat dokumenty po dlouhou dobu. Během této doby může zdravotní pojišťovna kdykoliv zahájit kontrolu, pokud se objeví nějaké nesrovnalosti nebo pokud o to požádá některý z dalších kontrolních orgánů.

Každá kontrola musí být plátci předem nahlášena a zaměstnavatel musí prokazovat součinnost čili spolupracovat

Kromě rutinních kontrol může být zahájena kontrola také na základě specifického podnětu, například pokud dojde k náhlému poklesu v odvodech pojistného nebo pokud se objeví jiné nesrovnalosti. V takových případech je zaměstnavatel ze zákona povinen poskytnout kontrolním orgánům plnou spolupráci. To znamená nejen otevřenost při poskytování dokumentů, ale také zajištění vhodných podmínek pro provádění kontroly, včetně přístupu k potřebným informacím a pracovníkům, kteří mohou být vyzváni k ústnímu vysvětlení okolností.

Zaměstnavatel dále nesmí nic zatajovat ani omezovat přístup ke klíčovým dokumentům. V praxi to znamená, že musí zajistit, aby všechny požadované dokumenty byly dostupné a že kontrola může probíhat v prostředí, které napomáhá rychlému a efektivnímu zjištění faktů.

Každá kontrola je pro firmu stresující, ale transparentní a otevřený přístup může proces výrazně usnadnit. Dobře připravený zaměstnavatel, který aktivně spolupracuje s pojišťovnou, může očekávat, že kontrola proběhne hladce a bez zbytečných komplikací.