Vedení účetnictví Praha, Brno, Bratislava, Wien, Warszawa

Kompletní účetní servis a služby daňového poradce.
Vedení účetnictví, daňové poradenství ,zpracování mezd, roční uzávěrky a další účetní služby.

Při sledování služebních automobilů přes GPS dejte pozor na zákon

Datum článku: 26. 08. 2015

Že může být GPS lokalizátor ve služebním automobilu dobrým pomocníkem i ochranou proti odcizení je dnes dobře známo a proto mnoho firem toto zařízení využívá. Jenže pozor vždy je potřeba, aby využívání zařízení bylo v souladu se zákonem, jinak by vám mohlo připravit pěkně horké chvilky.

Vše musí být v souladu se zákoníkem práce i zákonem na ochranu osobních údajů

Ano GPS může kontrolovat zaměstnance a přispět tím ke zvýšení efektivity práce, ale pozor postup musí jednoznačně odpovídat liteře zákona.
Paragraf 318 zákoníku práce dovoluje zaměstnavateli přiměřeným způsobem kontrolovat své zaměstnance, aby bez jeho vědomí nevyužívali pro soukromé účely firemní prostředky, výpočetní i telekomunikační techniku a firemní vozy. Při uvedeném jednání si však musí zaměstnavatel počínat tak, aby nenarušoval soukromí zaměstnance na pracovišti ani ve společných prostorách tím, že jej podrobí otevřenému či skrytému sledování, odposlechu záznamu telefonických hovorů nebo kontrole elektronické či běžné pošty.

Zaměstnavatel tedy musí velmi dbát na to, aby nenarušil soukromí svých zaměstnanců a monitoring byl skutečně umístěn jen tam, kde chrání majetek podniku a případně i životy a zdraví zaměstnanců. Jednoznačně je monitoring zdůvodnitelný při převozu peněz a cenin a velmi účinný může být u obchodních zástupců, doručovatelských služeb a podobně. V ostatních případech je potřeba jej zvažovat.

Monitoring je přípustný jen během pracovní doby

Pozor pokud firemní vozy vybavíte monitoringem a zároveň souhlasíte, aby zaměstnanec mohl využít vůz k soukromým účelům. V uvedeném případě je potřeba, aby sledování vozidla mohlo být automaticky pozastaveno, právě na dobu kdy bude využito k soukromým aktivitám. V opačném případě se totiž velmi snadno můžete dostat do rozporu s ochranou osobních údajů. Což je záležitost citlivá, ale i finančně náročná, sankce mohou dosáhnout až k 10 000 000 Kč.

Informovanost zaměstnance je třeba vždy zvážit

O systému GPS lokalizace ve služebním vozidle je ve většině případů dobré zaměstnance informovat. Je důležité pak následně zaměstnanci vysvětlit, proč je vozidlo sledováno, jaké jsou získané informace, kdo je využívá a má k nim přístup. Vyplatí se ošetřit využívání monitorovaných služebních vozů zaměstnanci vnitřním firemním předpisem, kde jsou jasně stanovena pravidla a podmínky používání vozidla a zaměstnanec je s nimi před použitím řádně seznámen.
Pouze tam kde je to nezbytně nutné z důvodů bezpečnostních nebo je to dáno povahou pracovní činnosti, zaměstnanec o lokalizačním zařízení být informován nemusí. Uvedený krok je ale potřeba velmi odpovědně zvažovat neboť linie k překročení zákona je velmi tenká.

Monitoring vozidel se úřadu hlásit nemusí ale.....

Monitoring vašich firemních vozidel Úřadu pro ochranu osobních údajů hlásit nemusíte pokud je prováděn v souladu se zákoníkem práce, zákonem o účetnictví a zákonem o správě daní a poplatků a jeho účel slouží uvedeným činnostem. V rámci uvedených činností se totiž automaticky počítá s potřebností kontroly svěřených prostředků a vedením knihy jízd. Jak jsme však uvedli výše je velmi dobré si uvedenou věc hlídat a mít vše doložitelně zdokumentováno.