Vedení účetnictví Praha, Brno, Bratislava, Wien, Warszawa

Kompletní účetní servis a služby daňového poradce.
Vedení účetnictví, daňové poradenství ,zpracování mezd, roční uzávěrky a další účetní služby.

Údaje o mzdě či platu zaměstnanců si vždy žádají pečlivou ochranu

Datum článku: 28. 03. 2023

Údaje o mzdách, platech i odměnách zaměstnanců patří také k těm nejcitlivějším záležitostem na každém pracovišti a jejich ochraně při zpracování, sdílení informací i jakémkoli dalším zacházení musí zaměstnavatelé věnovat maximální pozornost.

Zacházení s údaji o mzdách, platech a odměnách zaměstnanců si žádá maximální disciplínu nejen zaměstnavatele

Údaje o mzdách, platech i odměnách zaměstnanců patří na každém pracovišti k údajům citlivým čili chráněným. Při jakémkoli zacházení s těmito údaji musí na jejich maximální ochranu a dodržování zákonů s tím souvisejících dbát nejen zaměstnavatelé, ale i všechny další osoby přicházející s nimi do styku.

Tyto citlivé údaje je nutné střežit v souladu s pravidly určenými zákoníkem práce, zákonem o ochraně osobních údajů i nařízením GDPR k ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů.

Při zacházení s těmito údaji zaměstnanců je nutné si uvědomovat, že osobními údaji, na které se vztahuje tato ochrana, nejsou jen jména, příjmení, rodná čísla, údaje o kvalifikaci a schopnostech zaměstnance nebo třeba údaje o jeho zdravotním stavu, ale že do této kategorie údajů patří právě i údaje o mzdách (platech) či odměnách.

Článek 6 nařízení GDPR o ochraně osobních údajů stanoví, že zpracování osobních údajů je v souladu se zákonem, pokud je nezbytné pro splnění právních povinností, které správce údajů, čili v daném případě zaměstnavatel nebo například účetní, ze zákona mají. Zpracovávání těchto údajů musí být vždy jen v rozsahu ze zákona nezbytném pro splnění dané povinnosti. Například jedna z povinností, které zaměstnavateli ukládá zákon o dani z příjmu je vést mzdové listy zaměstnanců. Stejný zákon však také v § 38 přesně určuje, jaké údaje musí mzdový list obsahovat pro zdanění příjmu poplatníka a úkolem zaměstnavatele a případně dalšího subjektu, který takové údaje zpracovává je zajistit, aby v uvedeném dokumentu byly přesně a jen ty údaje, které si zákon k tomuto účelu žádá a aby byla vždy zajištěna ochrana před jejich zneužitím.

To znamená, že na správný zákonný postup při zpracování osobních údajů zaměstnanců souvisejících se mzdami, platy a odměnami si musí dávat pozor nejen zaměstnavatelé, ale také účetní případně personalisté. Například výše mzdy určitého konkrétního zaměstnance je údajem, který vždy podléhá zákonné ochraně osobních údajů a zaměstnavatel je vždy povinen přijmout taková opatření, aby se k tomuto údaji nedostala jakákoli nepovolaná osoba. Chránit je proto potřeba veškerou dokumentaci kde se údaje o mzdě vyskytují včetně výplatních pásek.

Zpracování a použití osobních údajů je celý soubor úkonů, které je třeba hlídat

Zpracování osobních údajů je z pohledu zákona vždy celý soubor úkonů, při nichž je třeba postupovat opatrně v souladu se zákonem stanovenými pravidly ohledně ochrany osobních údajů.

Zpracovávání údajů je jejich shromažďování, zaznamenávání (ukládání na nosiče), uspořádání i použití a šíření údajů. Zpracováváním daných údajů je tudíž každá manipulace s těmito informacemi prováděná za účelem plnění úkonů souvisejících se zaměstnáváním i odměňováním zaměstnanců. Popsané operace mohou probíhat nejen technickými prostředky, ale také manuálně.

Pro zachování maximální ochrany osobních údajů je vždy nutné při zacházení s nimi pečlivě zvažovat použití postupu podle konkrétní situace a potřeb. K identifikaci zaměstnance není vždy nutné uvádět celé jméno zaměstnance včetně například data narození a dalších údajů. V některých případech může k identifikaci stačit i jen osobní číslo nebo přidělený specifický kód pracovníka. Vždy však záleží právě na konkrétní situaci a účelu.

Zachovávání mlčenlivosti se mzdových údajů zaměstnanců také týká

V souvislosti se zacházením se mzdovými údaji zaměstnanců je nutné hlídat si i zachovávání mlčenlivosti o těchto záležitostech. Zachovávání mlčenlivosti je vždy přímou a nezbytnou součástí procesu ochrany osobních údajů zaměstnance.

Pokud zaměstnavatel sdělí třetí osobě konkrétní výši mzdy konkrétního určitého zaměstnance, dopouští se tím protiprávního jednání proti ochraně osobních údajů. Všechny osoby, které přicházejí v rámci svého oprávnění a plnění povinností s citlivými údaji jsou ze zákona o ochraně osobních údajů povinni zachovávat mlčenlivost o těchto údajích i o bezpečnostních opatřeních, která se k zabezpečení používají.

Osoba, která sdělí jiné osobě údaj o výši mzdy konkrétního zaměstnance, se dopouští porušení pravidel zákonné ochrany osobních údajů, za což pochopitelně hrozí pokuta až 100 000 Kč.

Pozor povinnost zachovávat mlčenlivost osobních údajů a důvěrných informací většinou přetrvává ještě i po opuštění pracovního vztahu, s nímž tato povinnost byla spjata.

Povinnost mlčenlivosti se nevztahuje na sdělování informací o mzdách či platech státním orgánům a institucím. Naopak zákoník práce v § 137 ukládá zaměstnavatelům povinnost poskytovat údaje do informačního systému ministerstev financí, práce vnitra. Jde o údaje sloužící pro hodnocení a rozvoj platového systému.