Vedení účetnictví Praha, Brno, Bratislava, Wien, Warszawa

Kompletní účetní servis a služby daňového poradce.
Vedení účetnictví, daňové poradenství ,zpracování mezd, roční uzávěrky a další účetní služby.

Vedlejší prokazatelně nutné výdaje spojené s pracovní cestou je třeba zaměstnanci také uhradit

Datum článku: 25. 08. 2022

Jak je uvedeno již v několika různých článcích na tomto portálu, patří k jedné ze základních povinností zaměstnavatelů, kteří posílají zaměstnance na pracovní cestu, aby těmto zaměstnancům uhradili prostřednictvím cestovních náhrad některé výdaje čili náklady prokazatelně vzniklé s danou pracovní cestou. Kromě hlavních výdajů zahrnujících stravné a náklady spojené s cestováním a ubytováním, mohou zaměstnanci vzniknout i další nutné výdaje, k nimž zákoník práce stanoví, že musí být zaměstnanci proplaceny.

Pracovní cesta je záležitost pro zaměstnance náročná a kromě hlavních výdajů mohou zaměstnanci kdykoli vzniknout i vedlejší nutné výdaje, které má zaměstnavatel povinnost uhradit

Každému zaměstnavateli, který vysílá zaměstnance plnit úkoly na pracovní cestu, musí být předem jasné, že zaměstnanci v dané souvislosti vždy vzniknou nějaké nezbytné náklady, které mu musí být povinně uhrazeny formou cestovních náhrad. K základním z těchto nákladů, o nichž zaměstnavatelé a většinou i zaměstnanci vědí, že proplaceny být musí, jsou náklady spojené s dopravou, stravou a ubytováním.

Jenže plnění úkolů na pracovní cestě, bývá většinou v mnoha ohledech jednoznačně mnohem náročnější než výkon práce na pracovišti. Zaměstnancům tedy často vznikají vedle stravného a nákladů souvisejících s dopravou a ubytováním i další prokazatelně nutné výdaje spojené s pracovní cestou, které jim musí zaměstnavatel proplatit. O nutnosti proplácet z cestovních náhrad i tyto vedlejší nutné výdaje prokazatelně související s pracovní cestou už ne všichni zaměstnanci vědí a tápou v daném ohledu i někteří zaměstnavatelé z čehož mohou následně vznikat nepříjemné situace v pracovněprávních vztazích.

Záležitost je přitom poměrně jednoznačná a stačí se ohledně cestovních náhrad podívat do zákoníku práce, v § 164 jednoznačně určeno, že zaměstnanci přísluší náhrada vedlejších nutných výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou. Dále stejný zákon uvádí, že tato náhrada má být v takové výši jakou zaměstnanec zaměstnavateli prokáže a v případě, že by ji prokázat nemohl, náleží mu tato náhrada ve výši odpovídající obvyklé ceně zboží a služeb v době konání pracovní cesty.

Jenže co nutným vedlejším výdajem pracovní cesty být může a co ne?

Pro zaměstnavatele však nemusí být vždy úplně snadné správně rozhodnout a proplatit tyto vedlejší nutné výdaje pracovních cest svých zaměstnanců. Jde totiž vždy o záležitost poměrně precizní a specifickou, kde je nutné se řídit podle charakteru a účelu pracovní cesty i mnoha specifickými individuálními záležitostmi konkrétní pracovní cesty. Je zde třeba správně a spravedlivě posoudit zda uvedené vedlejší nutné náklady dokládané zaměstnancem byly skutečně nutné, správně použité a prokazované ve správné výši.

Takovým nutným vedlejším nákladem pracovní cesty může být například:

poplatek za parkování soukromého vozidla zaměstnance, které zaměstnanec k výkonu pracovní cesty se souhlasem zaměstnavatele používá,
poplatek za připojištění sedadel i zavazadel při použití vlastního vozidla zaměstnance k výkonu dané cesty,
poplatek za telefonní hovory, pokud uvedené hovory souvisí s výkonem práce,
poplatek za zakoupení nějaké nutné potřeby, vybavení, nástroje nezbytně nutného k výkonu pracovního úkolu,
poplatek za zabezpečení zavazadel a
další nejrůznější poplatky a výdaje doložitelně nutné ke splnění uložených úkolů na pracovní cestě.

Havarijní pojištění vozidla takovým nutným vedlejším výdajem pracovní cesty zaměstnance být může i nemusí

Při řešení dalších nutných výdajů pracovní cesty, je kromě pravidel daných ze zákona důležité také jaké postupy a pravidla si zaměstnavatel se zaměstnancem ohledně konkrétní cesty dohodnou a jaké jsou případně vnitřní předpisy daného zaměstnavatele ohledně pracovních cest. Jak je naznačeno výše vždy je třeba vycházet z konkrétního účelu i podmínek konkrétní pracovní cesty a charakteru pracovní činnosti. Co někde jednoznačně nutným výdajem být může, jinde a v jiné situaci, být takovým výdajem nemusí.

Například havarijní pojištění vozidla zaměstnance, bude nutným vedlejším výdajem souvisejícím s pracovní cestou zaměstnance, pokud pojištění bude uzavřeno a uhrazeno z důvodu dané pracovní cesty a zaměstnavatel a zaměstnanec se předem písemně dohodnou na jeho nutnosti pro onu pracovní cestu. Pokud ovšem uvedená záležitost dohodnuta nebude a nebude tedy předem stanoveno, že dané havarijní pojištění je nutnou podmínkou dané cesty, tak toto pojištění nutným vedlejším výdajem nebude a zaměstnanec se jeho úhrady nedomůže.

Výdaje soukromého charakteru nelze vydávat za nutné pro zdar pracovní cesty a žádat proplacení

Každý zaměstnanec, který má konat pro zaměstnavatele pracovní cestu, by měl být předem poučen, případně se i sám informovat, jaké výdaje mu budou či mohou být v souvislosti s pracovní cestou proplaceny a jaké nikoli.

Je třeba si uvědomit, že zaměstnavatel musí uvedené výdaje zanést do firemního účetnictví případně je uplatnit i v daních, a proto zajisté zaměstnanci neuhradí výdaje soukromého charakteru, například konzumaci nápojů z hotelového minibaru, vstupné na kulturní představení absolvované během služební cesty, pokud návštěva daného představení přímo nesouvisí s účelem pracovní cesty. Samozřejmě nelze zaměstnavateli po pracovní cestě předložit k náhradě v rámci cestovních výdajů například účet za zaplacení poškozeného zařízení hotelového pokoje, k němuž došlo nesprávným chováním zaměstnance či jiné podobné záležitosti.