Do kdy zpracovat a jak odeslat evidenční listy důchodového pojištěn v roce 2025?
Evidenční listy důchodového pojištění představují zásadní dokumentaci, která mapuje průběh pojištění každého zaměstnance v České republice a tvoří nedílnou součást podkladů pro budoucí výpočet důchodových nároků. Jedná se o administrativní povinnost, která leží na bedrech zaměstnavatelů a která podléhá jasně stanoveným termínům a procedurám. V roce 2025 bude opět nutné zpracovat a odeslat tyto důležité dokumenty za předcházející kalendářní rok, tedy za rok 2024, přičemž tento proces je vázán na konkrétní zákonné lhůty a specifické postupy.
Časový harmonogram zpracování evidenčních listů v roce 2025
Zaměstnavatelé mají zákonnou povinnost vyhotovit evidenční listy důchodového pojištění za rok 2024 nejpozději do 30. dubna 2025. Tento termín je zcela nepřekročitelný a jeho nedodržení může vést k sankčním postihům ze strany České správy sociálního zabezpečení (ČSSZ). Po zpracování těchto dokumentů následuje další časově vymezená povinnost - jejich odeslání příslušnému orgánu. Zaměstnavatel musí zajistit, aby byly evidenční listy odeslány ČSSZ do 30 dnů od jejich zpracování, což v nejzazším případě znamená nejpozději do 30. května 2025. Tento třicetidenní interval poskytuje zaměstnavateli dostatečný prostor pro kontrolu správnosti údajů a přípravu na elektronické odeslání, které je v současné době jediným akceptovaným způsobem komunikace s ČSSZ v této záležitosti.
Okruh zaměstnanců podléhajících evidenci v roce 2025
Povinnost zpracovat evidenční listy se vztahuje na všechny zaměstnance, kteří byli v roce 2024 účastni důchodového pojištění. To zahrnuje široké spektrum pracovních vztahů, včetně zaměstnanců v pracovním poměru, zaměstnanců činných na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, pokud jejich příjem dosáhl stanovené hranice, a dalších kategorií definovaných zákonem. Zvláštní pozornost je třeba věnovat zaměstnancům, kteří v průběhu roku 2024 zahájili nebo ukončili pracovní poměr - i pro ně musí být evidenční list zpracován, přestože nepokrývá celý kalendářní rok. Stejně tak musí být evidenční listy zpracovány i pro zaměstnance, kteří v roce 2024 pracovali a současně pobírali starobní důchod, neboť i jejich důchodové nároky mohou být ovlivněny touto výdělečnou činností.
Změny pravidel pro pracující důchodce od roku 2025
Rok 2025 přináší významnou změnu v pravidlech důchodového pojištění, která se týká pracujících důchodců. U velké části zaměstnanců, kteří budou pracujícími důchodci a současně budou pobírat řádný starobní důchod v plné výši, dojde k úpravě způsobu evidence jejich důchodového pojištění. Naproti tomu u pracujících důchodců, kteří při daném zaměstnávání důchod nepobírají nebo jej pobírají jen z poloviny, zůstává povinnost vést evidenční list důchodového pojištění zachována i pro rok 2025. Tato diferenciace představuje významný prvek, který musí zaměstnavatelé v roce 2025 reflektovat při zpracování evidenčních listů svých zaměstnanců.
Způsoby elektronického odeslání evidenčních listů
V souladu s trendem digitalizace státní správy je odeslání evidenčních listů důchodového pojištění na ČSSZ možné výhradně elektronickou cestou prostřednictvím datové zprávy. Zaměstnavatelé mají k dispozici několik způsobů, jak tento požadavek splnit:
1. Využití určené datové schránky e-Podání ČSSZ s identifikačním číslem 5ffu6×k, nebo alternativně datové schránky místně příslušné okresní správy sociálního zabezpečení (OSSZ), Pražské správy sociálního zabezpečení (PSSZ), či Městské správy sociálního zabezpečení (MSSZ).
2. Podání prostřednictvím určené elektronické podatelny, konkrétně Veřejného rozhraní pro e-Podání ČSSZ (APEP/VREP), přičemž tato forma vyžaduje, aby byla datová zpráva opatřena uznávaným elektronickým podpisem, který garantuje identitu odesílatele.
3. Využití moderního ePortálu ČSSZ, kde je autentizace zajištěna prostřednictvím Národního identitního bodu (NIA) nebo jiného prostředku pro elektronickou identifikaci, který ČSSZ pro tento účel určila.
Důsledky nedodržení termínů a povinností
Nedodržení zákonných povinností spojených s evidenčními listy důchodového pojištění může mít pro zaměstnavatele závažné důsledky. Kromě finančních sankcí, které mohou být uloženy za nesplnění administrativních povinností, může dojít k negativnímu dopadu na budoucí důchodové nároky zaměstnanců. Chybějící nebo chybně vyplněné evidenční listy mohou zkomplikovat proces přiznání důchodu a vést k časovým prodlevám při jeho vyřizování. Proto je v zájmu jak zaměstnavatelů, tak zaměstnanců, aby byla této povinnosti věnována náležitá pozornost a aby byly evidenční listy zpracovány a odeslány řádně a včas.
