Jak dlouho je nutné archivovat vydané faktury?
Délka doby, po kterou je nutné archivovat vydané faktury, se odvíjí podle několika významných faktorů. Především záleží na tom, zda jste plátce DPH (daně z přidané hodnoty) nebo nikoli. Archivace faktur je totiž důležitá nejen z hlediska vašeho účetnictví, ale také z pohledu daňových povinností a případných kontrol ze strany finančního úřadu.
Pokud nejste plátcem DPH, to znamená, že nejste povinni odvádět a vykazovat DPH za své dodávky a služby, je situace poněkud jednodušší. V takovém případě slouží vaše faktury především jako účetní doklady. Účetní doklady musí být podle zákona uchovávány po dobu pěti let. Pětiletá lhůta začíná běžet od konce účetního období, kterého se dané doklady týkají. Tedy například pro fakturu vystavenou v roce 2022 musíte zajistit uchování příslušného dokladu do konce roku 2027.
Výjimku však tvoří případy, kdy faktury či jiné účetní doklady souvisejí s dlouhodobými investicemi nebo jinými specifickými účetními operacemi, kde mohou platit jiné lhůty pro archivaci. Vždy je tedy důležité konzultovat konkrétní situaci s odborným účetním či daňovým poradcem, aby se zajistilo splnění všech právních požadavků.
Na druhé straně, pokud jste plátcem DPH, situace se zásadně mění. Plátci DPH mají povinnost nejen vést účetnictví, ale také plnit specifické požadavky dané zákonem o DPH. V tomto kontextu faktury fungují nejen jako účetní doklady, ale také jako daňové doklady, což znamená, že musejí splňovat přísnější pravidla archivace. Daňové doklady obsahují údaje významné pro správné odvádění a vykazování DPH, a proto je nezbytné je uchovávat po delší dobu.
Plátci DPH musí své faktury archivovat po dobu deseti let. Tato lhůta je stanovena zákonem a běží rovněž od konce účetního období, do kterého spadá daný doklad. Prakticky to znamená, že pokud jste v roce 2022 vydali fakturu s DPH, musíte tento doklad uchovávat až do konce roku 2032. Důvodem prodloužené lhůty je zejména možnost zpětné kontroly a auditu ze strany finančního úřadu, kdy je nutné prokázat správnost všech uváděných údajů a s tím související daňové povinnosti.
Dalším důležitým aspektem je způsob, jakým jsou faktury archivovány. Faktury mohou být uchovávány v papírové podobě, elektronicky nebo kombinovaným způsobem. Moderní účetní systémy a software často umožňují elektronické archivování faktur, což může být jak praktičtější, tak bezpečnější z hlediska dlouhodobé uchovatelnosti a zajištění jejich neporušenosti. Elektronický systém by měl být zároveň schopný zajistit čitelnost a autenticitu dokladů po celou dobu archivace, což může zahrnovat používání elektronických podpisů nebo časových razítek.
Jednotlivé účetní a daňové předpisy mohou být v různých jurisdikcích odlišné a mohou se také měnit v čase. Proto je nezbytné sledovat aktuální legislativu a v případě jakýchkoliv pochybností se poradit s odborníkem. To platí nejen pro podnikatele, kteří se pohybují na domácím trhu, ale zvláště pro ty, kteří obchodují mezinárodně a musí brát v úvahu předpisy více zemí.
