Jak nedělat chyby v přehledu pro zdravotní pojišťovnu?
V kalendářním roce 2025 vzniká povinnost podat Přehled o výši daňového základu pro zdravotní pojišťovnu všem osobám, které byly v předchozím roce 2024 registrovány jako OSVČ, a to bez ohledu na to, zda vykonávaly samostatnou výdělečnou činnost jako svou hlavní nebo vedlejší ekonomickou aktivitu. Tato povinnost se vztahuje na široké spektrum podnikatelů zahrnující živnostníky, řemeslníky, umělce, lékaře s vlastní praxí, advokáty, účetní poradce a mnoho dalších profesí, které spadají do kategorie osob samostatně výdělečně činných.
Je však důležité poznamenat, že existuje významná výjimka z této všeobecné povinnosti, která se týká OSVČ registrovaných v režimu paušální daně. Tyto osoby jsou od povinnosti podávat přehled osvobozeny, neboť jejich daňové a odvodové povinnosti jsou řešeny odlišným, zjednodušeným způsobem. Pro všechny ostatní OSVČ však platí, že přehled musí být podán i v případech, kdy nejsou povinny podávat daňové přiznání, což je specifická situace, která může nastat za určitých okolností definovaných daňovými předpisy.
Nejčastější obtíže při vyplňování přehledu
Vyplňování přehledu pro zdravotní pojišťovnu může představovat značný problém zejména pro začínající podnikatele, kteří se s touto administrativní povinností setkávají poprvé a nemají s ní předchozí zkušenosti. Podobně náročné to může být i pro osoby, které podnikají pouze jako vedlejší činnost vedle svého hlavního zaměstnání, a nemají proto dostatek času a energie věnovat se detailnímu studiu všech náležitostí tohoto formuláře. V obou případech může neznalost specifických požadavků a procedurálních detailů vést k chybám, které následně vyžadují časově náročné opravy a mohou vyústit v nepříjemné sankce ze strany zdravotní pojišťovny.
Mezi typické chyby, kterých se podnikatelé dopouštějí, patří například nesprávné uvedení identifikačních údajů, chybný výpočet vyměřovacího základu, chybné stanovení výše záloh na další období nebo nedodržení stanovených termínů pro podání. Každá z těchto chyb může mít nepříjemné následky, od formálních výzev k opravě až po finanční penalizace, které mohou zbytečně zatížit podnikatelský rozpočet.
Elektronické vyplnění jako prevence chyb
V dnešní digitalizované době představuje elektronické vyplnění a podání přehledu zásadní pomocný nástroj, který výrazně omezuje možnost vzniku chyb a zjednodušuje celý proces. Jednotlivé zdravotní pojišťovny provozují na svých internetových stránkách specializované elektronické formuláře, které podnikatelům umožňují vyplnit a podat přehled pohodlně online, bez nutnosti osobní návštěvy pobočky nebo zasílání dokumentů poštou. Tento moderní přístup nejen šetří čas, ale především minimalizuje riziko chyb, které by mohly vést k nepříjemným komplikacím.
Velkou výhodou elektronického podání je, že po přihlášení podnikatele k jeho datové schránce nebo prostřednictvím elektronické identity (např. bankovní identity, MojeID nebo eObčanky) systém automaticky předvyplní všechny identifikační údaje, jako jsou jméno, příjmení, rodné číslo, adresa a další informace, které o podnikateli zdravotní pojišťovna již eviduje. Tím se eliminuje riziko chyb při ručním vyplňování těchto základních údajů a podnikatel musí pouze zkontrolovat jejich správnost a případně aktualizovat ty, u nichž došlo ke změnám, například v případě změny adresy, kontaktních údajů nebo bankovního spojení.
Inteligentní funkce elektronických formulářů
Elektronické formuláře pro podání přehledu disponují řadou inteligentních funkcí, které dále usnadňují celý proces a minimalizují možnost chyb. Jednou z nejužitečnějších funkcí je automatické načtení údajů o zaplacených zálohách na zdravotní pojištění v průběhu předchozího roku. Systém si tyto informace sám vyhledá v databázi zdravotní pojišťovny, čímž odpadá nutnost ručního vyhledávání a zadávání těchto částek, což by mohlo být náchylné k chybám.
Po doplnění klíčového údaje - daňového základu z podnikání za předchozí rok - inteligentní formulář automaticky provede všechny potřebné výpočty. Stanoví výši pojistného za uplynulé období, porovná ji se součtem zaplacených záloh a vypočte výsledný přeplatek nebo nedoplatek. V případě přeplatku podnikatel obdrží informaci, kdy a jakým způsobem mu budou přeplacené prostředky vráceny, zatímco v případě nedoplatku se dozví přesnou částku, kterou je potřeba doplatit, a termín, do kterého musí být úhrada provedena. Systém rovněž automaticky vypočítá novou výši záloh na zdravotní pojištění pro následující období, což je další údaj, který by při ručním výpočtu mohl být zdrojem chyb.
Průběžná kontrola a upozornění na chyby
Další významnou předností elektronických formulářů je funkce průběžné kontroly správnosti zadávaných údajů. Během vyplňování formuláře systém neustále monitoruje vkládané informace a okamžitě upozorňuje na případné nesrovnalosti, chybějící údaje nebo logické rozpory. Například pokud podnikatel zadá neplatné rodné číslo, nereálný daňový základ nebo pokud opomene vyplnit některé povinné pole, systém ho na tuto skutečnost ihned upozorní a poskytne návod k nápravě.
Elektronický formulář také inteligentně rozpoznává specifické situace, které vyžadují dodatečné dokumenty nebo přílohy. Například pokud podnikatel během roku čerpal peněžitou pomoc v mateřství při podnikání na mateřské dovolené, systém ho automaticky upozorní na potřebu přiložení příslušných dokladů prokazujících tuto skutečnost. Podobně funguje upozornění na další specifické situace, jako je invalidita, souběh zaměstnání a podnikání, zahájení nebo ukončení podnikatelské činnosti v průběhu roku a mnoho dalších.
Potvrzení úspěšného podání a archivace
Po úspěšném vyplnění a odeslání elektronického formuláře obdrží podnikatel automatické potvrzení o přijetí dokumentu zdravotní pojišťovnou. Toto potvrzení slouží jako důkaz splnění zákonné povinnosti a je vhodné jej uschovat pro případnou budoucí potřebu. Elektronický systém zároveň umožňuje pohodlnou archivaci všech podaných přehledů a souvisejících dokumentů, které jsou podnikateli kdykoli k dispozici v jeho elektronickém účtu u zdravotní pojišťovny. Tím odpadá starost s papírovou archivací a riziko ztráty důležitých dokumentů.
Dodržení zákonných lhůt pro podání přehledu
Kromě správného vyplnění přehledu je naprosto klíčové dodržet zákonné lhůty pro jeho podání. Pro rok 2025 (kdy se podávají přehledy za rok 2024) platí, že přehled musí být podán do jednoho měsíce od termínu pro podání daňového přiznání k dani z příjmů fyzických osob. Pokud tedy podnikatel podává daňové přiznání v řádném termínu do 1. dubna 2025, musí přehled pro zdravotní pojišťovnu podat nejpozději do 1. května 2025. V případě, že daňové přiznání zpracovává daňový poradce a termín pro jeho podání je tedy prodloužen do 1. července 2025, posouvá se i lhůta pro podání přehledu na 1. srpna 2025.
Zvláštní situace nastává u podnikatelů, kteří z nějakého důvodu nemají povinnost podávat daňové přiznání za rok 2024. Tito podnikatelé musí přehled o výši daňového základu zdravotní pojišťovně podat do 8. dubna 2025. Jedná se například o OSVČ s velmi nízkými příjmy, které nedosahují limitu pro povinné podání daňového přiznání, nebo o osoby, které mají pouze příjmy osvobozené od daně či zdaněné srážkovou daní.
