Jak se účtují cestovní náhrady?
Cestovní náhrady jsou nedílnou součástí účetnictví každé společnosti, která vysílá své zaměstnance na pracovní cesty. Účtování těchto náhrad probíhá na několika různých účtech, přičemž klíčovým je především účet 512 na straně MD (Má Dáti). Na tento účet se zaznamenávají veškeré náklady, které byly vynaloženy v souvislosti s pracovní cestou zaměstnance.
Klíčový účet pro účtování cestovních náhrad je účet 512 nazývaný Cestovné
Mezi typické položky, které se na účtu 512 objevují, patří náklady na ubytování, ať už se jedná o hotel, penzion či jiné ubytovací zařízení. Dále sem spadají výdaje na dopravu, pokud zaměstnanec využívá hromadné dopravní prostředky jako vlak, autobus nebo letadlo. Nesmíme zapomenout ani na stravné, které má pokrýt zvýšené výdaje na jídlo během pracovní cesty. V případě, že zaměstnanec použije pro služební cestu vlastní automobil, účtují se na účet 512 i náhrady za spotřebované pohonné hmoty a základní náhrada za použití vozidla stanovená podle počtu ujetých kilometrů. Kromě toho se na tento účet zaznamenávají i další nezbytné výdaje přímo spojené s pracovní cestou, pokud je zaměstnanec řádně doloží a prokáže jejich výši.
Na konci účetního období, kdy dochází k uzavírání účetních knih, se zůstatek na účtu 512 převádí ze strany Dal na stranu Má Dáti účtu 710, což je Účet zisků a ztrát. Tímto krokem se náklady na cestovní náhrady promítnou do hospodářského výsledku společnosti za dané účetní období.
Poskytnuté zálohy na cestovní náhrady se účtují na účty 333 a 335
Ještě před samotným vyplacením cestovních náhrad často dochází k poskytnutí zálohy zaměstnanci. O této záloze a jejím následném vyúčtování se účtuje jako o pohledávce či závazku vůči zaměstnanci, a to pomocí účtů 333 (Ostatní dluhy vůči zaměstnancům) a 335 (Pohledávky za zaměstnanci). Při poskytnutí zálohy se částka zaúčtuje na stranu MD účtu 335 a souvztažně na stranu D například účtu 211 (Pokladna), pokud se záloha vyplácí v hotovosti. Po návratu z pracovní cesty zaměstnanec předloží vyúčtování cestovních náhrad. Skutečně vynaložené výdaje se zaúčtují na účet 512/MD, čímž dojde k zúčtování zálohy na účtu 335/D. Případný přeplatek nebo doplatek se pak vypořádá opět přes účty 335 (Pohledávky za zaměstnanci) nebo 333 (Ostatní dluhy vůči zaměstnancům).
Správné zaúčtování cestovních náhrad je důležité nejen pro věrné zobrazení nákladů společnosti, ale i pro dodržení všech právních předpisů včetně zákona o daních z příjmů. Je třeba dbát na to, aby byly náhrady vypláceny v souladu s platnou legislativou a interními předpisy společnosti. Zaměstnanci by měli být řádně proškoleni, jak postupovat při vyúčtování pracovní cesty a jaké doklady je třeba předložit. Účetní oddělení pak zodpovídá za pečlivou kontrolu těchto dokladů a jejich správné zaúčtování.
Problematika cestovních náhrad může být v některých případech poměrně komplikovaná, zvláště pokud zaměstnanci absolvují zahraniční pracovní cesty, kde je třeba zohlednit i měnové kurzy a odlišnou legislativu dané země. V takových případech je více než vhodné spolupracovat s daňovými poradci či auditory, kteří pomohou nastavit správné postupy a eliminovat případná rizika.
