Pozor na chyby ve výkazu zaměstnanců na DPP
Pozor na chyby ve výkazu zaměstnanců na DPP - toto téma je v současné době velmi aktuální a zasluhuje si zvýšenou pozornost ze strany zaměstnavatelů. Od 1. července 2024 totiž vstoupila v platnost nová povinnost zaměstnavatelů, kterou jak se ukazuje není úplně snadné správně splnit. Jedná se o povinnost podávat každý měsíc příslušné územní správě sociálního zabezpečení podrobné údaje o zaměstnancích pracujících na základě dohody o provedení práce (DPP). Tato povinnost si od zaměstnavatelů žádá preciznost při vyplňování požadovaných informací, což mnohým dělá problémy.
Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) upozorňuje na nepříjemnou skutečnost, že mnoho zaměstnavatelů při vyplňování příslušného elektronického formuláře ohledně zaměstnávání na DPP často chybuje. Tyto chyby mají závažné důsledky - mohou vést ke značnému zdržení při zpracování podání, nebo v horším případě k jeho úplnému zamítnutí. To může mít negativní dopady nejen na administrativní procesy firmy, ale potenciálně i na samotné zaměstnance, jejichž údaje nejsou správně evidovány.
Nejčastěji se vyskytující chyby se týkají základních identifikačních údajů zaměstnanců. Zaměstnavatelé často uvádějí nesprávná rodná čísla, což je klíčový údaj pro jednoznačnou identifikaci osoby v systému sociálního zabezpečení. Stejně tak dochází k chybám při vyplňování jmen a příjmení. Tyto chyby mohou mít různou podobu - od jednoduchých překlepů přes prohození pořadí jména a příjmení až po závažnější problémy, jako jsou přesmyčky nebo použití nesprávného tvaru jména.
Zvláštní pozornost je třeba věnovat správnému vyplňování přechýleného příjmení u žen. Není výjimkou, že zaměstnavatelé místo přechýleného příjmení u ženy uvedou mužský tvar, i když má být přechýlen, což může vést k problémům při identifikaci zaměstnankyně v systému. Tento typ chyby může být způsoben nepozorností, ale také nedostatečnou znalostí pravidel českého jazyka pro tvorbu ženských příjmení.
Co se týče rodného příjmení u provdaných žen, zde platí specifické pravidlo. Toto příjmení se do formuláře uvádí pouze v případě, že není k dispozici rodné číslo a jde o první přihlášení nové zaměstnankyně. Je důležité, aby zaměstnavatelé byli s tímto pravidlem obeznámeni a aplikovali ho správně, aby nedocházelo k zbytečnému uvádění nadbytečných informací nebo naopak k opomenutí důležitého údaje.
Dalším problematickým bodem, na který ČSSZ upozorňuje, jsou údaje týkající se nástupu nebo ukončení zaměstnání. Zde dochází k častým chybám, které mohou mít vážné důsledky pro evidenci pracovněprávních vztahů. Správné uvedení dat nástupu a případného ukončení zaměstnání je klíčové pro správu sociálního pojištění a může ovlivnit například nároky zaměstnance na různé dávky.
Opakovaným a velmi závažným problémem, se kterým se ČSSZ setkává u mnoha zaměstnavatelů, je podání výkazu příjmů bez předchozího zaregistrování uvedeného zaměstnance na DPP. Toto se děje prostřednictvím tzv. akce 2, což je nástup na DPP s výkazem příjmů. Pokud zaměstnavatel tento krok opomene, v systémech ČSSZ není nalezena žádná zaznamenaná DPP pro daného zaměstnance. To může vést k vážným komplikacím při zpracování výkazů a potenciálně i k problémům s evidencí odpracované doby a odvodů pojistného.
Vzhledem k závažnosti a četnosti výskytu těchto chyb ČSSZ důrazně doporučuje zaměstnavatelům, aby při vyplňování údajů do formuláře věnovali maximální pozornost správnosti zadávaných informací. Je více než vhodné, aby si zaměstnavatelé ověřovali údaje přímo z průkazů totožnosti zaměstnance. Tento jednoduchý krok může předejít mnoha problémům a ušetřit čas i energii, které by jinak musely být vynaloženy na opravu případných chyb.
Důsledná kontrola a ověřování údajů může vést nejen k bezproblémovému plnění zákonných povinností, ale také k celkovému zlepšení evidence zaměstnanců a efektivnějšímu řízení lidských zdrojů ve firmě. Je proto v zájmu každého zaměstnavatele, aby této problematice věnoval náležitou pozornost a připravil se na nové požadavky s dostatečným předstihem.
