Rodná čísla v hlášeních DPP kontrolujte raději dvakrát
Od července 2024 vstoupila v platnost významná změna v oblasti zaměstnávání pracovníků na dohodu o provedení práce (DPP). Všechny firmy, které využívají tento typ pracovněprávního vztahu mají nově povinnost každý měsíc elektronicky reportovat České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ) kompletní seznam svých "dohodářů" včetně jejich příjmů. Tato změna přinesla zvýšené nároky na především na přesnost vyplňovaných údajů, které zaměstnavatelům stále ještě působí značné potíže.
Současný stav a identifikované problémy
ČSSZ v poslední době zaznamenává alarmující množství chybně vyplněných hlášení. Nejkritičtějším bodem jsou právě rodná čísla zaměstnanců, kde se objevují následující typy chyb:
- Duplicitní použití stejného rodného čísla pro více zaměstnanců
- Nesprávné použití slovenského rodného čísla místo českého
- Záměny v pořadí jména a příjmení
- Identické údaje v polích pro jméno a příjmení
Problémy s kódováním DPP
Další problematickou oblastí jsou nesprávně zadávané kódy DPP v elektronických podáních. Zejména se jedná o:
1. Chyby při vyplňování akce 1 (nové hlášení)
2. Nesrovnalosti u akce
3 (ukončení DPP)
4. Problémy při zadávání akce
5 (stornování)
Dostupná řešení a prevence chyb
Pro minimalizaci chyb je nezbytná důsledná kontrola údajů před odesláním hlášení. Velkým pomocníkem může být využívání služby "Seznam zaměstnanců účastných pojištění" na ePortálu ČSSZ. Pro předcházení chybovosti je důležité také ověřování údajů přímo v dokladech zaměstnanců a samozřejmě pravidelná aktualizace interních databází
Praktická doporučení pro zaměstnavatele
Pro efektivní prevenci chyb je vhodné zavést následující postupy:
- Vytvořit interní kontrolní mechanismus pro ověřování údajů
- Pravidelně školit odpovědné pracovníky
- Archivovat kopie dokladů totožnosti zaměstnanců
- Implementovat automatizované kontrolní systémy
Pečlivá kontrola a správnost vyplňovaných údajů, zejména rodných čísel, je klíčová pro bezproblémové fungování systému hlášení DPP. Dvojitá kontrola všech zadávaných informací může ušetřit mnoho času a komplikací v budoucnu.
